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数字化税收档案的实践与思考

发布时间:2018年03月12日
信息来源:江苏省徐州地税局
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  “互联网+”浪潮冲击着各行各业,它对税收档案的冲击也不例外。无论从硬件还是软件上都要求我们跟上时代的步伐,需要我们重新来思考税收档案管理,而这一思考与实践是全方位的,甚至带有革命性的,需要跳出传统公开观念,开辟互联网时代下税收档案管理的新发展。

  一、税收档案工作的现状

  税收档案是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的文字、图形资料,是征纳双方依法办税的法律文书,其记载着最原始的税收征管信息,可以作为追溯的凭证。税收档案的保管、存放、流转及应用一直是税收征管工作中的一个难点。当前,各地对税收档案的管理大多数处于手工状态,只是初步运用了电子管理软件,将税收业务档案纳入档案管理软件的管理范围,还有更多的档案资料以传统的纸质形式保存,存放在档案柜或仓库中。这种传统的档案管理方式耗费了大量的人力物力,但难以收到与之相对的成效。原因如下:

  第一,思想认识重视不足。长期以来,大家对税收档案管理的认识,仍停留在可有可无的认识层面上,认为随着信息化建设的加快和信息管税等手段的强化,通过省局大集中税收管理信息系统,就可对税源进行实时监控和精细化管理,纸质税收征管资料以及税收档案数字化在税源控管过程中的作用不大。

  第二,软硬件设施投入不够。目前,很多税务机关普遍意识到信息化对税收征管工作的重要作用,投入很大精力开发税收征管、税源监控、纳税服务、税务检查系统及软件,但对税务档案信息化建设的投入相对不足。

  第三,管理手段较为落后。目前,税收征管资料采集方式主要采取人工采集,然后由后台人员再扫描录入系统。由于缺乏对电子档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全,也导致了档案利用率不高。

  第四,队伍建设有待加强。因基层税务机关人力资源有限,从事档案管理的专职人员更是微乎甚微,大多数的档案管理工作都是由其他人员兼任的,未经过专业培训,久而久之档案管理工作逐渐被边缘化。

  二、数字化税收档案的实践与思考

    一是标准统一,要求规范。税收征管档案数字化管理是构建信息化税收征管体系的牢固基础,全省地税局系统使用统一的电子档案管理软件,将税收档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求,以软件的形式,编制在江苏省地税局电子档案管理系统中,不按规定流程整理便无法归档。各市及区(县)地税局自2013年均成立专门档案管理机构,将全部档案纳入管理范围进行统一管理,同时从档案收集开始即有专人负责,使税收档案数字化管理更加标准和规范。

    二是提高效率,节省成本。充分利用现有网络资源和信息化手段,依托电子档案管理系统,通过使用扫描仪,将纸质的税收档案及行政档案转化为电子影像文档存入系统,实现了无纸化办公。通过使用电子档案管理系统,系统内部工作人员随时可以利用任意一台联入内网的计算机,通过人员工号登录,即可查阅本单位涉及征管资料的电子文件。

    三是易于管理,查阅方便。税收征管档案的形成、管理和保存一直伴随着税收征管工作的开展,是掌握税源动态、制订税收计划的基本依据。电子档案是以电子数据存储纸质档案资料,统一存放在全省统一的数据库内。工作人员通过联网,就可以快捷地查阅自己权限范围内的各类征管资料。同时,系统内对查阅行为留有痕迹,便于后续管理。

  四是监控前移,方便考核。实行征管档案数字化管理是规避执法风险的有力手段,目前所有归档文件都要采用高清扫描,扫描件与原件一致后方可导入档案管理系统内。电子文件每个细节都清晰可见,内部考评、上级业务部门检查均可通过全省联网的档案管理系统直接调阅,将考核检查工作纳入日常工作中,无须再到基层税务机关翻阅实物档案资料。

  三、数字化税收档案工作的建议与探索

  如今的社会处在“互联网+”时代,这对税收工作提出了新要求,同时对税收档案工作提出了更高的要求。税收档案工作要适应这个要求,必须要有新思想、新理论、新方法,树立大服务观念,在“服务税收,优化服务”大环境中发展完善税收档案。

    首先,创新中求突破。当前,税收档案数字化工作仍处在初级阶段,许多问题需要解决,并受多种条件限制。创新要重视现实,既要借鉴本行业的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,尤其是互联网知识。从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。

  其次,重视中求提升。各级税务机关应强化对档案工作的领导,根据工作实际和财力状况,加强对税收档案数字化基础设施的建设。并加强档案人才队伍建设,加大对现有档案工作人员的专业知识和技能的培训力度,提升档案人员的专业水平和综合素质。

  再次,实践中求保障。现在是“互联网+”时代,在享受互联网带来便利的同时,也要注重网络安全问题,加强对已形成的电子档案系统数据的保存和备份,确保数据不丢失。加强数据的保密处理,根据纳税人涉税信息保密制度为纳税人保密,在查询中设置权限,安装防火墙防止人为破坏数据库。

    最后,探索中求发展。地税系统应以金税三期推广为契机,制订一个税收档案数字化的长远规划,开发统一的应用程序系统,努力实现将所有的纸质资料全部数字化录入计算机系统,增强软件开发的系统性、兼容性、规范性,不断提升档案的利用价值。

                                                   (作者:闫士亮 金铁锋 陈闯)


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